Home → Activităţile şi durata activităţilor
Nr |
Activitate |
Descrierea activităţii |
Loc de desfăşurare |
Durata |
|
Responsabil |
1. |
Colectare date |
Colectarea datelor cu privire la nivelul de pregătire/perfecţionare al angajaţilor A.P.L. şi al instituţiilor subordonate |
Sediul A.P.L. Bălan |
2 săptămâni |
|
Responsabil administrativ |
2. |
Constituire echipă de proiect |
Emiterea dispoziţiei primarului de numire a echipei de management a proiectului; stabilirea unui orar de lucru cu întâlniri periodice |
Sediul A.P.L. Bălan |
2 săptămâni |
|
Reprezentant legal Manager proiect Firmă de consultanţă |
3. |
Elaborare cerere de finanţare |
Concepere şi tehnoredactare cerere de finanţare, conform nevoilor identificate şi a prevederilor ghidului solicitantului |
Sediul A.P.L. Bălan Sediul firmei de consultanţă |
2 săptămâni |
|
Manager proiect Responsabil financiar Responsabil administrativ Responsabil tehnic Responsabil achiziţii Firmă de consultanţă |
1. |
Constituire echipă de lucru |
Stabilirea orarului de lucru, întocmirea fişelor de post, întocmirea orarului de lucru, asumare responsabilităţi în cadrul proiectului, stabilire regulament de lucru al membrilor echipei |
Sediul A.P.L. |
2 săpt. |
|
Echipa de proiect Reprezentant Legal |
2. |
Conferinţă de presă lansare proiect |
Emiterea unui comunicat de presă, selectarea unei locaţii pentru organizarea conferinţei, organizare conferinţă de presă la începutul proiectului |
Locaţia va fi stabilită la momentul începerii proiectului |
1 săpt. |
|
Responsabil Administrativ Responsabil Tehnic |
3. |
Organizare proceduri de achiziţii dotare birou de management proiect |
- transmiterea de solicitări de oferte posibililor furnizori din zonă, în vederea stabilirii preţurilor minime ce vor fi cuprinse în documentaţiile de atribuire a contractelor de furnizare - întocmirea caietelor de sarcini în vederea organizării achiziţiilor publice de achiziţie de bunuri (dotări specifice, mobilier, electronice, consumabile, etc.); servicii; - transmiterea invitaţiilor de participare către ofertanţi; - primirea documentaţiilor; - evaluarea propunerilor; - semnarea contractelor; - Recepţionarea bunurilor. |
Sediul A.P.L. |
2 luni |
|
Manager de Proiect Responsabil Achiziţii Responsabil Financiar |
4. |
Dotarea cu mobilier şi aparatură a biroului de management proiect |
Dotarea biroului de management proiect cu mobilierul şi aparatura achiziţionată, instalarea calculatoarelor şi a echipamentelor, darea în folosinţă a biroului de management proiect |
Biroul de management proiect |
1 săpt. |
|
Manager de Proiect Responsabil Achiziţii Responsabil Financiar Responsabil Tehnic |
5. |
Organizare proceduri de achiziţii firmă (sau ONG) de consultanţă pentru elaborarea strategiei |
- transmiterea de solicitări de oferte posibililor furnizori din zonă, în vederea stabilirii preţurilor minime ce vor fi cuprinse în documentaţiile de atribuire a contractelor de servicii; - întocmirea caietelor de sarcini în vederea organizării achiziţiilor publice de achiziţie servicii; - transmiterea invitaţiilor de participare către ofertanţi; - primirea documentaţiilor; - evaluarea propunerilor; - semnarea contractelor; - Recepţionarea serviciilor prestate.
|
Biroul de management proiect |
1 lună |
|
Echipa de proiect |
6. |
Organizare procedurii de achiziţii firmă de audit |
- transmiterea de solicitări de oferte posibililor furnizori din zonă, în vederea stabilirii preţurilor minime ce vor fi cuprinse în documentaţiile de atribuire a contractelor de furnizare servicii; - întocmirea caietelor de sarcini în vederea organizării achiziţiilor publice de achiziţie de servicii; - transmiterea invitaţiilor de participare către ofertanţi; - primirea documentaţiilor; - evaluarea propunerilor; - semnarea contractelor; - Recepţionarea serviciilor (raportul de audit trimestrial şi final).
|
Biroul de management proiect |
1 lună |
|
Responsabil achiziţii Responsabil financiar |
7. |
Stabilirea componenţei finale a grupului ţintă |
Stabilirea criteriilor de selecţie a grupului ţintă Emiterea dispoziţiei primarului cu privire la grupul ţintă şi de nominalizare a membrilor acestuia
|
Biroul de management proiect |
2 săpt. |
|
Manager de proiect Responsabil administrativ |
8. |
Stabilirea necesarului de instruire la nivelul membrilor grupului ţintă constituit |
Se va face o analiză a nevoilor de perfecţionare în concordanţă cu activitatea curentă desfăşurată de către membrii grupului ţintă dar şi cu oferta de instruire disponibilă în cadrul proiectul. |
Biroul de management proiect |
2 săpt. |
|
Manager de proiect Responsabil administrativ |
9. |
Organizare proceduri de achiziţii a modulelor de curs |
- transmiterea de solicitări de oferte posibililor furnizori din zonă, în vederea stabilirii preţurilor minime ce vor fi cuprinse în documentaţiile de atribuire a contractelor de furnizare de servicii; - întocmirea caietelor de sarcini în vederea organizării achiziţiilor publice de achiziţie de servicii; - transmiterea invitaţiilor de participare către ofertanţi; - primirea documentaţiilor; - evaluarea propunerilor; - semnarea contractelor; - Recepţionarea serviciilor;
Aceste proceduri vor fi făcute în cadrul unor pachete care conţin următoarele module de curs:
Management de proiect; ECDL; Achiziţii Publice; Managementul Resurselor Umane; Management Financiar. (numărul de persoane preconizat a participa la fiecare modul va fi detaliat în cadrul rubricii 2.7. indicatori) |
Biroul de management proiect |
2 luni |
|
Reprezentantul Legal
Echipa de proiect |
10. |
Stabilirea modului de organizare în vederea revizuirii şi actualizării strategiei |
Stabilirea orarului de lucru în concordanţă cu normele metodologice din literatura de specialitate: a). înfiinţare Comitet Organizaţional prin dispoziţie a Primarului; b). înfiinţarea unui număr de minim 5 grupuri de lucru pe domenii distincte de activitate (în concordanţă cu principiile dezvoltării durabile,incluzând domeniile: social, economic şi mediu) |
Biroul de management proiect |
3 săpt. |
|
Reprezentantul legal Managerul de proiect Firma de consultanţă în elaborarea strategiei |
11. |
Organizare proceduri de achiziţii privind servicii de Sondaje de opinie şi cercetare de piaţă |
- transmiterea de solicitări de oferte posibililor furnizori din zonă, în vederea stabilirii preţurilor minime ce vor fi cuprinse în documentaţiile de atribuire a contractelor de furnizare de servicii; - întocmirea caietelor de sarcini în vederea organizării achiziţiilor publice de achiziţie de servicii; - transmiterea invitaţiilor de participare către ofertanţi; - primirea documentaţiilor; - evaluarea propunerilor; - semnarea contractelor; - recepţii. |
Biroul de management proiect |
1 lună |
|
Manager de proiect Responsabil achiziţii Responsabil financiar |
12. |
Revizuire-actualizare strategie:
|
Colectare informaţii şi creare baze de date prin intermediul serviciilor de sondaje de opinie şi cercetare de piaţă |
Biroul de management proiect |
1 lună |
|
Firma de consultanţă selectată pentru elaborarea strategiei Firma de sondare şi studiu piaţă Membrii Comitetului Organizaţional (selectaţi din cadrul membrilor grupului ţintă) Manager de Proiect Responsabilul Administrativ Responsabilul Tehnic Reprezentantul Legal APL
|
Analiza şi prelucrarea datelor pentru elaborarea situaţiei actuale |
2 săpt |
|||||
Diagnoza spaţiului: cercetare documentare baze de date, consultări, evaluări, organizare grupuri de lucru, acţiuni participative; organizarea şi sistematizarea concluziilor pentru minim 5 focus gropuri pe domenii de interes; |
1 lună |
|||||
Stabilirea obiectivelor şi criteriilor de dezvoltare în concordanţă cu problemele prioritare identificate în faza de colectare a datelor. |
3 săpt |
|||||
Realizarea unui număr de minim 6 analize SWOT: 5 pe domenii de interes identificate şi 1 generală |
1 lună |
|||||
Elaborarea documentului - propunere privind revizuirea şi actualizarea strategiei |
1 lună |
|||||
Consultare publică prin intermediul întâlnirilor cu membrii comunităţii şi prin intermediul mass-media locală prin intermediul a 2 campanii de informare şi conştientizare |
2 luni |
|||||
Revizuirea şi actualizarea strategiei în concordanţă cu activităţile de consultare publică Traducerea strategiei în limbile engleză şi maghiară |
1 lună |
|||||
Aprobarea prin HCL a conţinutului strategiei revizuite şi reactualizate |
1 săpt |
|||||
13. |
Stabilirea graficului de activităţi în vederea implementării modulelor de curs |
Finalizarea orarelor de cursuri şi instruiri în relaţie cu disponibilitatea membrilor grupului ţintă şi al firmelor contractate
|
Biroul de management proiect |
2 săpt |
|
Manager de proiect Responsabil administrativ |
14. |
Organizare curs manager de proiect |
Curs de minim 5 zile pentru 14 persoane, personal de conducere şi de execuţie, finalizat cu evaluări şi obţinerea certificărilor adecvate, eliberate de către firma autorizată prestatoare.
Evaluare a nivelului de satisfacţie prin aplicarea de chestionare. |
Locaţia va fi stabilită de către firma prestatoare la nivelul Oraşului Bălan |
2 săpt |
|
Manager de Proiect Responsabil Administrativ Firmă autorizată contractată |
15. |
Organizare curs ECDL |
Curs pentru 28 de persoane, din care 28 vor urma modulul „complet” (iniţiere spre mediu) şi 14 modulul „avansat”, la care participă personal de conducere şi de execuţie, finalizat cu evaluări şi obţinerea certificărilor adecvate, eliberate de către firma autorizată prestatoare.
Evaluare a nivelului de satisfacţie prin aplicarea de chestionare. |
Locaţia va fi stabilită de către firma prestatoare la nivelul Oraşului Bălan |
4 luni |
|
Manager de Proiect Responsabil Administrativ Firmă autorizată contractată |
16. |
Participare la sesiune de instruire managementul achiziţiilor publice a unui nr. de 5 persoane |
5 persoane din grupul ţintă vor participa la un curs de achiziţii publice cu o durată de minim 5 zile, finalizat cu evaluări şi obţinerea certificărilor adecvate, eliberate de către firma autorizată prestatoare.
Evaluare a nivelului de satisfacţie prin aplicarea de chestionare. |
Locaţia va fi stabilită de către firma prestatoare |
1 săpt |
|
Manager de Proiect Responsabil Administrativ Firmă autorizată contractată |
17. |
Participare la sesiune de instruire managementul resurselor umane a unui nr. de 5 persoane |
5 persoane din grupul ţintă vor participa la un curs de management al resurselor umane cu o durată de minim 5 zile, finalizat cu evaluări şi obţinerea certificărilor adecvate, eliberate de către firma autorizată prestatoare.
Evaluare a nivelului de satisfacţie prin aplicarea de chestionare. |
Locaţia va fi stabilită de către firma prestatoare |
1 săpt |
|
Manager de Proiect Responsabil Administrativ Firmă autorizată contractată |
18. |
Participare la sesiune de management financiar a unui nr. de 5 persoane |
5 persoane din grupul ţintă vor participa la un curs de achiziţii publice cu o durată de minim 5 zile, finalizat cu evaluări şi obţinerea certificărilor adecvate, eliberate de către firma autorizată prestatoare.
Evaluare a nivelului de satisfacţie prin aplicarea de chestionare. |
Locaţia va fi stabilită de către firma prestatoare |
1 săpt |
|
Manager de Proiect Responsabil Administrativ Firmă autorizată contractată |
19. |
Instruiri necesare revizuirii şi actualizării strategiei |
Instruire în formularea politicilor publice şi planificare strategică (2 module curs x 1 zi fiecare x 15 participanţi – personal de conducere)
Instruire în domeniul dezvoltării şi implementării de parteneriate inter-instituţionale (28 persoane, 15 personal de conducere, 13 personal contractual)
Evaluare a nivelului de satisfacţie prin aplicarea de chestionare. |
Biroul de management proiect
|
2 săpt
|
|
Firmă de consultanţă sau ONG cu activitate în domeniu selectat
Manager Proiect
Responsabil administrativ |
20. |
Instruiri realizate în scopul atingerii obiectivelor orizontale |
Instruire în domeniul dezvoltării durabile (28 persoane, 15 personal de conducere, 13 personal de execuţie)
Instruire în domeniul egalităţii de şanse (28 persoane, 15 personal de conducere, 13 personal de execuţie)
Evaluare a nivelului de satisfacţie prin aplicarea de chestionare. |
Biroul de management proiect
|
2 săpt
2 săpt |
|
Manager Proiect Responsabil Administrativ Responsabil Tehnic |
21. |
Evaluare a activităţilor proiectului |
Periodic, prin organizarea de întâlniri lunare ale echipei de proiect, se va analiza stadiul de implementare al activităţilor şi se vor propune modificări în cazul apariţiei unor întârzieri sau nerealizări. Se vor întocmi rapoarte lunare de lucru ce vor fi avizate de către Managerul de Proiect şi Reprezentantul Legal. |
Biroul de management proiect |
Periodic, lunar (12 luni) |
|
Echipa de management a proiectului |
22. |
Întocmire raportări de progres trimestrial |
O dată la 3 luni vor fi întocmite rapoartele financiare şi tehnice de progres (R1 şi R2) avizate atât de către Reprezentantul Legal cât şi de Reprezentantul Financiar al APL. |
Biroul de management proiect |
trimestrial |
|
Manager proiect Responsabil Financiar Responsabil administrativ |
23. |
Concepere, editare, tipărire şi distribuire materiale publicitare, de informare şi promoţionale |
Vor fi realizate 300 materiale publicitare şi de informare; 300 materiale promoţionale.
Organizare campanie de distribuire a materialelor realizate la nivelul comunităţii şi instituţiilor colaboratoare.
Publicarea pe site-ul oraşului Bălan, www.orasulbalan.ro a conţinutului materialelor realizate. |
Biroul de management proiect |
2 luni |
|
Manager Proiect
Responsabil administrativ
Responsabil tehnic |
24. |
Organizare conferinţă de presă finală a proiectului |
Emiterea unui comunicat de presă, selectarea unei locaţii pentru organizarea conferinţei, organizare conferinţă de presă la finalul proiectului Publicarea activităţilor şi rezultatelor proiectului pe site |
Locaţia va fi stabilită la momentul finalizării proiectului |
1 săpt |
|
Responsabil administrativ |
25. |
Întocmire raportări finale |
Întocmirea rapoartelor Financiare şi Tehnice la finalul proiectului |
Biroul de management proiect
|
2 luni |
|
Manager Proiect Responsabil administrativ Responsabil tehnic Responsabil financiar |