Nr

Activitate

Descrierea activităţii

Loc de desfăşurare

Durata

Responsabil

1.

Colectare date

Colectarea datelor cu privire la nivelul de pregătire/perfecţionare al angajaţilor A.P.L. şi al instituţiilor subordonate

Sediul A.P.L. Bălan

2 săptămâni

Responsabil administrativ

2.

Constituire echipă de proiect

Emiterea dispoziţiei primarului de numire  a echipei de management a proiectului; stabilirea unui orar de lucru cu întâlniri periodice

Sediul A.P.L. Bălan

2 săptămâni

Reprezentant legal

Manager proiect

Firmă de consultanţă

3.

Elaborare cerere de finanţare

Concepere şi tehnoredactare cerere de finanţare, conform nevoilor identificate şi a prevederilor ghidului solicitantului

Sediul A.P.L. Bălan

Sediul firmei de consultanţă

2 săptămâni

Manager proiect

Responsabil financiar

Responsabil administrativ

Responsabil tehnic

Responsabil achiziţii

Firmă de consultanţă

1.

Constituire echipă de lucru

Stabilirea orarului de lucru, întocmirea fişelor de post, întocmirea orarului de lucru, asumare responsabilităţi în cadrul proiectului,  stabilire regulament de lucru al membrilor echipei

Sediul A.P.L.

2 săpt.

Echipa de proiect

Reprezentant Legal

2.

Conferinţă de presă lansare proiect

Emiterea unui comunicat de presă, selectarea unei locaţii pentru organizarea conferinţei, organizare conferinţă de presă la începutul proiectului

Locaţia va fi stabilită la momentul începerii proiectului

1 săpt.

Responsabil Administrativ

Responsabil Tehnic

3.

Organizare proceduri de achiziţii dotare birou de management proiect

- transmiterea de solicitări de oferte posibililor furnizori din zonă, în vederea stabilirii preţurilor minime ce vor fi cuprinse în documentaţiile de atribuire a contractelor de furnizare

- întocmirea caietelor de sarcini în vederea organizării achiziţiilor publice de achiziţie de bunuri (dotări specifice, mobilier, electronice, consumabile, etc.); servicii;

- transmiterea invitaţiilor de participare către ofertanţi;

- primirea documentaţiilor;

- evaluarea propunerilor;

- semnarea contractelor;

- Recepţionarea bunurilor.

Sediul A.P.L.

2 luni

Manager de Proiect

Responsabil Achiziţii

Responsabil Financiar

4.

Dotarea cu mobilier şi aparatură a biroului de management proiect

Dotarea biroului de management proiect cu mobilierul şi aparatura achiziţionată, instalarea calculatoarelor şi a echipamentelor, darea în folosinţă a biroului de management proiect

Biroul de management proiect

1 săpt.

Manager de Proiect

Responsabil Achiziţii

Responsabil Financiar

Responsabil Tehnic

5.

Organizare proceduri de achiziţii firmă (sau ONG) de  consultanţă pentru elaborarea strategiei

- transmiterea de solicitări de oferte posibililor furnizori din zonă, în vederea stabilirii preţurilor minime ce vor fi cuprinse în documentaţiile de atribuire a contractelor de servicii;

- întocmirea caietelor de sarcini în vederea organizării achiziţiilor publice de achiziţie servicii;

- transmiterea invitaţiilor de participare către ofertanţi;

- primirea documentaţiilor;

- evaluarea propunerilor;

- semnarea contractelor;

- Recepţionarea serviciilor prestate.

Biroul de management proiect

1 lună

Echipa de proiect

6.

Organizare procedurii de achiziţii firmă de  audit

- transmiterea de solicitări de oferte posibililor furnizori din zonă, în vederea stabilirii preţurilor minime ce vor fi cuprinse în documentaţiile de atribuire a contractelor de furnizare servicii;

- întocmirea caietelor de sarcini în vederea organizării achiziţiilor publice de achiziţie de servicii;

- transmiterea invitaţiilor de participare către ofertanţi;

- primirea documentaţiilor;

- evaluarea propunerilor;

- semnarea contractelor;

- Recepţionarea serviciilor (raportul de audit trimestrial şi final).

Biroul de management proiect

1 lună

Responsabil achiziţii

Responsabil financiar

7.

Stabilirea componenţei finale a grupului ţintă

Stabilirea criteriilor de selecţie a grupului ţintă

Emiterea dispoziţiei primarului cu privire la grupul ţintă şi de nominalizare a membrilor acestuia

Biroul de management proiect

2 săpt.

Manager de proiect

Responsabil administrativ

8.

Stabilirea necesarului de instruire la nivelul membrilor grupului ţintă constituit

Se va face o analiză a nevoilor de perfecţionare în concordanţă cu activitatea curentă desfăşurată de către membrii grupului ţintă dar şi cu oferta de instruire disponibilă în cadrul proiectul.

Biroul de management proiect

2 săpt.

Manager de proiect

Responsabil administrativ

9.

Organizare proceduri de achiziţii a modulelor de curs

- transmiterea de solicitări de oferte posibililor furnizori din zonă, în vederea stabilirii preţurilor minime ce vor fi cuprinse în documentaţiile de atribuire a contractelor de furnizare de servicii;

- întocmirea caietelor de sarcini în vederea organizării achiziţiilor publice de achiziţie de servicii;

- transmiterea invitaţiilor de participare către ofertanţi;

- primirea documentaţiilor;

- evaluarea propunerilor;

- semnarea contractelor;

- Recepţionarea serviciilor;

Aceste proceduri vor fi făcute în cadrul unor pachete care conţin următoarele module de curs:

Management de proiect; ECDL; Achiziţii Publice; Managementul Resurselor Umane; Management Financiar. (numărul de persoane preconizat a participa la fiecare modul va fi detaliat în cadrul rubricii 2.7. indicatori)

Biroul de management proiect

2 luni

Reprezentantul Legal

Echipa de proiect

10.

Stabilirea modului de organizare în vederea revizuirii şi actualizării strategiei

Stabilirea orarului de lucru în concordanţă cu normele metodologice din literatura de specialitate:

a). înfiinţare Comitet Organizaţional prin dispoziţie a Primarului;

b). înfiinţarea unui număr de minim 5 grupuri de lucru pe domenii distincte de activitate (în concordanţă cu principiile dezvoltării durabile,incluzând domeniile: social, economic şi mediu)

Biroul de management proiect

3 săpt.

Reprezentantul legal

Managerul de proiect

Firma de consultanţă în elaborarea strategiei

11.

Organizare proceduri de achiziţii privind servicii de Sondaje de opinie şi cercetare de piaţă

- transmiterea de solicitări de oferte posibililor furnizori din zonă, în vederea stabilirii preţurilor minime ce vor fi cuprinse în documentaţiile de atribuire a contractelor de furnizare de servicii;

- întocmirea caietelor de sarcini în vederea organizării achiziţiilor publice de achiziţie de servicii;

- transmiterea invitaţiilor de participare către ofertanţi;

- primirea documentaţiilor;

- evaluarea propunerilor;

- semnarea contractelor;

- recepţii.

Biroul de management proiect

1 lună

Manager de proiect

Responsabil achiziţii

Responsabil financiar

12.

 Revizuire-actualizare strategie:

Colectare informaţii şi creare baze de date prin intermediul serviciilor de sondaje de opinie şi cercetare de piaţă

Biroul de management proiect

1 lună

Firma de consultanţă selectată pentru elaborarea strategiei

Firma de sondare şi studiu piaţă

Membrii Comitetului Organizaţional (selectaţi din cadrul membrilor grupului ţintă)

Manager de Proiect

Responsabilul Administrativ

Responsabilul Tehnic

Reprezentantul Legal APL

Analiza şi prelucrarea datelor pentru elaborarea situaţiei actuale

2 săpt

Diagnoza spaţiului: cercetare documentare baze de date, consultări, evaluări, organizare grupuri de lucru, acţiuni participative; organizarea şi sistematizarea concluziilor pentru minim 5 focus gropuri pe domenii de interes;

1 lună

Stabilirea obiectivelor şi criteriilor de dezvoltare în concordanţă cu problemele prioritare identificate în faza de colectare a datelor.

3 săpt

Realizarea unui număr de minim 6 analize SWOT: 5 pe domenii de interes identificate şi 1 generală

1 lună

Elaborarea documentului - propunere privind revizuirea şi actualizarea strategiei

1 lună

Consultare publică prin intermediul întâlnirilor cu membrii comunităţii şi prin intermediul mass-media locală prin intermediul a 2 campanii de informare şi conştientizare

2 luni

Revizuirea şi actualizarea strategiei în concordanţă cu activităţile de consultare publică

Traducerea strategiei în limbile engleză şi maghiară

1 lună

Aprobarea prin HCL a conţinutului strategiei revizuite şi reactualizate

1 săpt

13.

Stabilirea graficului de activităţi în vederea implementării modulelor de curs

Finalizarea orarelor de cursuri şi instruiri în relaţie cu disponibilitatea membrilor grupului ţintă şi al firmelor contractate

Biroul de management proiect

2 săpt

Manager de proiect

Responsabil administrativ

14.

Organizare curs manager de proiect

Curs de minim 5 zile pentru 14 persoane, personal de conducere şi de execuţie, finalizat cu evaluări şi obţinerea certificărilor adecvate, eliberate de către firma autorizată prestatoare.

Evaluare a nivelului de satisfacţie prin aplicarea de chestionare.

Locaţia va fi stabilită de către firma prestatoare la nivelul Oraşului Bălan

2 săpt

Manager de Proiect

Responsabil Administrativ

Firmă autorizată contractată

15.

Organizare curs ECDL

Curs pentru 28 de  persoane, din care 28 vor urma modulul „complet” (iniţiere spre mediu) şi 14 modulul „avansat”, la care participă personal de conducere şi de execuţie, finalizat cu evaluări şi obţinerea certificărilor adecvate, eliberate de către firma autorizată prestatoare.

Evaluare a nivelului de satisfacţie prin aplicarea de chestionare.

Locaţia va fi stabilită de către firma prestatoare la nivelul Oraşului Bălan

4 luni

Manager de Proiect

Responsabil Administrativ

Firmă autorizată contractată

16.

Participare la sesiune de instruire managementul achiziţiilor publice a unui nr. de 5 persoane

5 persoane din grupul ţintă vor participa la un curs de achiziţii publice cu o durată de minim 5 zile, finalizat cu evaluări şi obţinerea certificărilor adecvate, eliberate de către firma autorizată prestatoare. 

Evaluare a nivelului de satisfacţie prin aplicarea de chestionare.

Locaţia va fi stabilită de către firma prestatoare

1 săpt

Manager de Proiect

Responsabil Administrativ

Firmă autorizată contractată

17.

Participare la sesiune de instruire managementul resurselor umane a unui nr. de 5 persoane

5 persoane din grupul ţintă vor participa la un curs de management al resurselor umane cu o durată de minim 5 zile, finalizat cu evaluări şi obţinerea certificărilor adecvate, eliberate de către firma autorizată prestatoare. 

Evaluare a nivelului de satisfacţie prin aplicarea de chestionare.

Locaţia va fi stabilită de către firma prestatoare

1 săpt

Manager de Proiect

Responsabil Administrativ

Firmă autorizată contractată

18.

Participare la sesiune de management financiar a unui nr. de 5 persoane

5 persoane din grupul ţintă vor participa la un curs de achiziţii publice cu o durată de minim 5 zile, finalizat cu evaluări şi obţinerea certificărilor adecvate, eliberate de către firma autorizată prestatoare.

Evaluare a nivelului de satisfacţie prin aplicarea de chestionare.

Locaţia va fi stabilită de către firma prestatoare

1 săpt

Manager de Proiect

Responsabil Administrativ

Firmă autorizată contractată

19.

Instruiri necesare revizuirii şi actualizării strategiei

Instruire în formularea politicilor publice şi planificare strategică  (2 module curs x 1 zi fiecare x 15 participanţi – personal de conducere)

Instruire în domeniul dezvoltării şi implementării de parteneriate inter-instituţionale (28 persoane, 15 personal de conducere, 13 personal contractual)

Evaluare a nivelului de satisfacţie prin aplicarea de chestionare.

Biroul de management proiect

2 săpt

Firmă de consultanţă sau ONG cu activitate în domeniu selectat

Manager Proiect

Responsabil administrativ

20.

Instruiri realizate în scopul atingerii obiectivelor orizontale

Instruire în domeniul dezvoltării durabile (28 persoane, 15 personal de conducere, 13 personal de execuţie)

Instruire în domeniul egalităţii de şanse (28 persoane, 15 personal de conducere, 13 personal de execuţie)

Evaluare a nivelului de satisfacţie prin aplicarea de chestionare.

Biroul de management proiect

2 săpt

2 săpt

Manager Proiect

Responsabil Administrativ

Responsabil Tehnic

21.

Evaluare a activităţilor proiectului

Periodic, prin organizarea de întâlniri lunare ale echipei de proiect, se va analiza stadiul de implementare al activităţilor şi se vor propune modificări în cazul apariţiei unor întârzieri sau nerealizări. Se vor întocmi rapoarte lunare de lucru ce vor fi avizate de către Managerul de Proiect şi Reprezentantul Legal.

Biroul de management proiect

Periodic, lunar

(12 luni)

Echipa de management a proiectului

22.

Întocmire raportări de progres trimestrial

O dată la 3 luni vor fi întocmite rapoartele financiare şi tehnice de progres (R1 şi R2) avizate atât de către Reprezentantul Legal cât şi de Reprezentantul Financiar al APL.

Biroul de management proiect

trimestrial

Manager proiect

Responsabil Financiar

Responsabil administrativ

23.

Concepere, editare, tipărire şi distribuire materiale publicitare, de informare şi promoţionale

Vor fi realizate 300 materiale publicitare şi de informare; 300 materiale promoţionale.

Organizare campanie de distribuire a materialelor realizate la nivelul comunităţii şi instituţiilor colaboratoare.

Publicarea pe site-ul oraşului Bălan, www.orasulbalan.ro a conţinutului materialelor realizate.

Biroul de management proiect

2 luni

Manager Proiect

Responsabil administrativ

Responsabil tehnic

24.

Organizare conferinţă de presă finală a proiectului

Emiterea unui comunicat de presă, selectarea unei locaţii pentru organizarea conferinţei, organizare conferinţă de presă la finalul proiectului

Publicarea activităţilor şi rezultatelor proiectului pe site

Locaţia va fi stabilită la momentul finalizării proiectului

1 săpt

Responsabil administrativ

25.

Întocmire raportări finale

Întocmirea rapoartelor Financiare şi Tehnice la finalul proiectului

Biroul de management proiect

2 luni

Manager Proiect

Responsabil administrativ

Responsabil tehnic

Responsabil financiar